Multitasking: come trovare il giusto metodo per svolgere più attività efficacemente

L'esigenza di sviluppare un metodo di lavoro efficace basato sull'equilibrio tra esigenze organizzative e le molteplici attività da svolgere

Il fenomeno del multitasking nasce dall'esigenza di adattarsi al mondo moderno caratterizzato dalla velocità e dalla necessità di concentrare le attività quotidiane in tempi sempre più ristretti. È per questo che alcune persone hanno sviluppato la capacità di fare più cose contemporaneamente, diventando, appunto, multitasking.
Tale fenomeno è stato anche favorito dalla diffusione massiccia della tecnologia, per cui oggi si parla di media multitasking, cioè lo svolgimento di due o più compiti, uno dei quali implica l’uso di un dispositivo tecnologico. Il multitasking si può considerare, dunque, una conseguenza inevitabile dell’attuale contesto sociale e culturale. Un fenomeno che è andato di paripasso con l’affermarsi di una società sempre più interconnessa.

Oggi, la letteratura scientifica si divide tra chi ritiene che il multitasking abbia una serie di effetti negativi e chi invece ne rivendica vantaggi e benefici. Ad esempio uno studio dell’Istituto Clinico Humanitas mette in evidenza che non appena completiamo un’attività, si ha una piacevole scarica di dopamina; pertanto l’esigenza di frammentare e moltiplicare le proprie attività è legata anche alla possibilità di godere degli effetti dell’ormone del piacere.
Altri studi hanno dimostrato, invece, che il soggetto multitasking tende a perdere la capacità di filtrare le informazioni importanti, diventando, paradossalmente, meno efficiente e più lento.
Uno studio recente lega la positività del fenomeno principalmente alle nuove generazioni, i nativi digitali, che esposti fin da piccoli a un ambiente mediale multitasking, potrebbero aver sviluppato una maggiore memoria di lavoro, con prestazioni migliori in ambienti con più distrattori rispetto ad ambienti in cui ci si debba concentrare su un sola attività (Sarayu Caulfielde Alexandra Ulmer 2014).

Le numerose ricerche sul multitasking offrono diverse interpretazioni del fenomeno e suggeriscono come un approccio equilibrato al multitasking può rispondere in modo efficace alla necessità di affrontare i molteplici compiti a cui l’individuo viene quotidianamente sottoposto.
Il fenomeno del multitasking ha assunto una particolare importanza nel mondo del lavoro tanto da diventare una skill richiesta per ricoprire moltissimi ruoli nei business più disparati.

In un contesto lavorativo complesso in cui ogni individuo ha tante mansioni da svolgere e tempi ristretti, saper gestire la propria attività assegnando le giuste priorità è diventata una competenza trasversale fondamentale. Ma saper gestire il proprio tempo in autonomia è una delle sfide più difficili per molti lavoratori, tanto che sono nate diverse tecniche che ci aiutano a ottenere il massimo dal tempo che abbiamo. Ad esempio il time management, il quale fornisce le best practices per la gestione di attività (task) attraverso la definizione delle priorità e la schedulazione nell'arco della giornata, permettendo di dedicare ad ogni task la giusta concentrazione e di evitare possibili sovrapposizioni.

Bisogna trovare l’equilibrio fra esigenze organizzative e carichi affrontabili dai lavoratori, anche attraverso la personalizzazione delle mansioni, per valorizzare autonomia e competenze.
Dobbiamo, dunque, essere in grado di definire bene tutto ciò che va a impattare sul nostro tempo. Beetroot, per creare una corretta gestione del tempo all’interno della propria attività di consulenza, ha inserito un sottoinsieme di regole e abitudini che non vanno ad aumentare la complessità lavorativa, ma aiutano a gestirla e snellirla:

• prendersi carico solo di attività che siamo in grado gestire;
   
• creare una lista delle attività giornaliere, utilizzando tool online per l’organizzazione del lavoro, come Trello o G-suite, stabilendo l’ordine di priorità;
   
• evitare le interferenze, ad esempio, non lasciarsi distrarre dal telefo-no quando lavori sulle attività;
   
• garantire delle pause, in modo da fare riposare la mente con benefi-cio importante nella ripresa dell’attività successiva;
   
• riconfigurare il proprio spazio di lavoro rendendolo più confortevole, come ad esempio è stato fatto nella realizzazione del progetto Beetcommunity.

Il multitasking oggi strettamente correlato alla tecnologia si configura come una capacità necessaria per approcciarsi ai molteplici compiti a cui l’individuo o il lavoratore viene costantemente sottoposto. Ma essendo un approccio complesso, che non tutti gli individui sanno perseguire, è necessario creare le condizioni idonei per sviluppare il multitasking come competenza fondamentale sia nella vita che nel lavoro.